プライバシーポリシーとは、企業や団体が「プライバシーを守る（個人の権利や利益を守る）ことを目的とした個人情報の取り扱いに関する方針やルール」を示す公的な声明です。

組織内部で策定した個人情報保護方針（個人情報を取り扱う際の取り決め）や、製品やサービスに関する個人情報の取り扱いなどを公表します。

当社の定めるプライバシーポリシーは以下の通りです。

1. 基本方針

個人情報を取り扱う上での基本となる考え方、姿勢です。

株式会社ニップスシステムセンター（以下、「当社」といいます。）は、役員及び従業員が個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的な義務、責任であると考え、 個人情報に関する法令及び社内の規程等を守り、当社で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行います。

2. 定義

当社のプライバシーポリシーで使用する用語の説明です。

当社のプライバシーポリシーでは、個人情報保護法に沿って用語を使用しています。各用語の意味は以下の通りです。

• 【個人情報保護法】
  「個人情報の保護に関する法律」の事です。
• 【個人情報】
  生存する個人に関する情報で、それをもとに特定の個人を識別できるものを指します。
  • ・特定の個人を識別できるもの（氏名、生年月日、住所、顔写真など、またそれらの組み合わせ）
    ・個人の身体のデータ（顔認証データ、指紋認証データ、虹彩、声紋、歩行の態様、手指の静脈など）
    ・個人に割り振られる公的な番号（パスポート番号、基礎年金番号、運転免許証番号、住民票コード、マイナンバーなど）
    
• 【個人情報データベース等】
  特定の個人情報を検索することができる、個人情報を含む情報の集合物です。
  50音順に整理された名簿や、コンピュータを利用して個人情報を検索できる情報システム等が該当します。
• 【個人データ】
  「個人情報データベース等」を構成する個人情報を指します。個人情報の一つの塊のことです。
  名簿を構成する氏名、誕生日、住所、電話番号などの個人情報がこれに当たります。
  なお、市販の電話帳、住宅地図等に含まれる個人情報は、個人データに該当しません。
• 【保有個人データ】
  個人データのうち、当社が、ご本人からの要求（開示、訂正、削除等）に応じる権利を持つものを指します。
• 【従業員】
  企業と労働契約、就労契約を結んで雇用されている人です。正社員、契約社員、アルバイトの方などが該当します。
• 【従業者】
  企業で業務を行っているすべての人のことを指します。直接雇用関係を結んでいる従業員はもちろん、直接の雇用関係にない、取締役などの役員や派遣社員、出向に来ている他社社員も該当します。

3. 適用範囲

当社のプライバシーポリシーの効力が及ぶ範囲です。

当社のプライバシーポリシーは、当社が行う各種サービスにおいて、個人情報もしくはそれに準ずる情報を取り扱う際に、当社が遵守する方針を示したものです。
当社以外が提供するサービスや製品、当社WEBサイトからリンクしている外部サイトに関しては適用されません。

4. 個人情報の取得

個人情報をどのように取得するかを示します。

当社は、法令を遵守して適法な手段、方法で個人情報を取得します。また、取得に当たり、あらかじめ利用目的を公表、または本人に通知します。

5. 個人情報の利用目的

取得した個人情報をどのような目的で利用するかを示します。

当社では以下の目的で個人情報を利用します。
また、取得した個人情報は目的の達成に必要な範囲内で適切に取り扱います。

(1) 業務上の連絡、案内
(2) 取引における契約、申込等の履行
(3) 取引先情報、営業情報の管理
(4) 委託された情報処理サービス業務の遂行
(5) 製品、サービスに関するアンケート調査
(6) 製品、サービスに関する情報提供、販売
(7) 製品、サービス等のサポート対応
(8) お問い合わせへの対応
(9) イベント、催し物等のご案内
(10) 年賀状、事務所移転、人事異動等のご案内
(11) 書類、製品、その他品物の郵送、配送
(12) 従業員の雇用、人事労務管理、福利厚生に関連する手続き、連絡、要員管理
(13) 採用選考、採用に関する連絡、情報提供
(14) 入退室管理
(15) その他、あらかじめご本人に明示して同意いただいた目的

6. 利用目的による制限の例外

利用目的で定めた制限を超えて個人情報を利用する事例です。

当社は、あらかじめご本人の同意を得ずに、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用することはしません。ただし、次のいずれかに該当する場合はこの限りではありません。

(1) 法令、条例に基づく場合（警察、裁判所、税務署等からの照会）
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、かつご本人の同意を得ることが困難な場合
(3) その他、個人情報保護法において、利用目的による制限の対象外となる場合

7. 個人データの管理

取得した個人データをどのように管理するかを示します。

• (1) 情報の正確性の確保
  個人データが常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。
• (2) 安全管理措置
  以下の措置を行い個人データを安全に管理します。
• ・組織的安全管理
  個人データの取扱いに関する責任者及び担当者等の設置により組織体制を整備し、役割と責任を明確化します。
• ・人的安全管理
  全従業者に対して情報セキュリティに関する誓約書を取り交わし、また定期的に教育、研修を行うことで、従業員の意識の向上と適切な行動を促進します。
• ・物理的安全管理
  個人データを取り扱う区域や機材を管理し、入退室や利用を制御します。また、施錠管理やワイヤーロック等による盗難防止対策、および電子媒体のパスワード設定、情報保存装置の暗号化等による情報漏えい対策を実施します。
• ・技術的安全管理
  アクセス制御により、担当者および取り扱う個人データの範囲を限定します。また、セキュリティ対策ソフトの導入、社内ネットワークへのアクセス制限等によりウィルス感染や不正アクセス等を防止します。
• (3) 従業者の監督
  安全管理措置に関する規程や手順書を整備し、従業者に対して定期的な教育、研修等を実施します。また、安全管理措置の実施状況を定期的に確認し、内部監査を行います。
• (4) 委託先の監督
  個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、当社の規程に基づき、用件を満たした委託先にのみ委託を行い、適切な管理を行います。
• (5) 保存期間と廃棄
  取得した個人情報については、保存期間を設定し、保存期間終了後は廃棄します。また、保存期間内であっても、不要となった場合にはすみやかに廃棄します。

8. 第三者提供の有無

取得した個人データを第三者（ご本人と当社以外の存在）に提供するかどうかを示します。

当社は、下記の場合を除き、原則として当社が直接収集した個人データを第三者に提供しません。
また、法令などの正当な理由がない限り、第三者へ提供する際にはあらかじめその旨をお知らせします。

(1) ご本人の同意がある場合
(2) 「6.利用目的による制限の例外」に当てはまる場合
(3) 派遣就業に伴い、労働者派遣法に基づき必要な情報を派遣先企業に提供する場合、
　また派遣業務上必要な手続きを行う場合
(4) 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
(5) 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

9. 個人データの共同利用

グループ会社や提携先と個人データを共有して利用するかどうかを示します。

当社では、下記の範囲内で必要な場合に限り、当社の従業員に関する個人データをグループ企業内で共同利用することがあります。共同利用の実施にあたっては、個人情報保護法およびその他の関係法令等を遵守して、個人情報を取り扱います。

• (1) 共同利用する個人データの項目
  当社従業員に関する氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、業務経歴
• (2) 共同利用するグループ会社の範囲
  当社およびグループ会社
• (3) 共同利用する者の利用目的
  グループ企業間での従業員の雇用、転籍、人事労務管理、福利厚生に関連する手続きおよび連絡
• (4) 個人データ管理責任者
  株式会社ニップスシステムセンター

10. 保有個人データの開示等

保有個人データの開示等のお申し出に関する対応、手続きについてです。

当社は、保有個人データについて、次のお申し出にお応えします。
・利用目的の通知
・情報の開示、訂正、追加、削除
・情報の利用の停止、消去、第三者への提供の停止
なお、実施につきましては以下の手続きが必要です。

• 【手続きの流れ】
  受付窓口に必要書類を送付してください。書面（郵送）、電子データ、FAXで受け付けています。
  電話および直接ご来社いただいての受け付けはできませんので、ご了承ください。
• 【受付窓口】
  宛名：株式会社ニップスシステムセンター　情報セキュリティ委員会
  住所：〒812-0018　福岡市博多区住吉2-2-1 井門博多ビル イースト7F
  メールアドレス：sc@nipssc.co.jp
  FAX番号：092-260-1398
• 【手数料】
  手続きに手数料は発生しませんが、手続きに掛かる送料、通信料等の実費については申し出いただく方のご負担となります。
• 【必要書類】
  • (1) 開示等申請書
    申請様式は特に定めておりません。以下の内容を記載して下さい。
    
  • ・要求される方のお名前、要求の区分（開示、訂正、削除等）、要求理由、要求内容等
    ・開示方法（電磁的記録の提供による方法、書面の交付による方法など）
    
  • (2) ご本人確認のための書類
    以下①②の両方を提出してください。
    
  • ①個人番号カード（マイナンバーカード）、運転免許書、パスポート、在留カード、特別永住者証明書又は特別永住者証明書とみなされる外国人登録証明書のいずれかのコピー（有効期限内のもの）。
    ②住民票の写し（ただし、お申し出前30日以内に作成されたものに限る。）
    
  • (3) 代理人確認のための書類　※ご本人が請求される場合は不要です。
    未成年又は成年被後見人の法定代理人であることを証明する書類もしくは本人からの委任状。
  • (4) 返送に必要な封筒および切手　※書面の交付による方法以外を希望される場合は不要です。
    返信用の封筒並びに、一回の請求に付き550円分（返信用の定形郵便基本料金と一般書留料金として）の郵便切手をご同封ください。
• 【実施に当たっての制限事項】
  • (1) 以下の場合は、お申し出にお応えすることができません。
    • ・ご本人からの請求であることが確認できない場合
      ・ご本人、または第三者の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれのある場合
      ・法令等に違反する場合
  • (2) 電磁的記録での提供を希望される場合、指定された形式での当社にからの提供が困難な時は、
    　当社指定の形式で提供します。あらかじめご了承ください。
    

11. 問い合わせ窓口

個人情報の取扱いに関する相談や苦情の連絡先です。

個人情報の取り扱いに関する苦情や相談、お問い合わせにつきましては、下記の窓口まで電話またはＥメールにてご連絡ください。

• 窓口名：株式会社ニップスシステムセンター　情報セキュリティ委員会
  住所：〒812-0018　福岡市博多区住吉2-2-1 井門博多ビル イースト7F
  受付時間：月曜日～金曜日の9時から17時まで（年末年始、祝日、当社が別途定める休日を除く）
  電話番号：092-260-1397
  メールアドレス：sc@nipssc.co.jp
  

12. 改訂

プライバシーポリシーの策定・改定日です。

策定  2020年10月1日
改定  2023年04月1日